Beth yw Archifau?

Rydym i gyd yn creu cofnodion yn ein bywydau bob dydd.  Mae rhai cofnodion yn arbennig o bwysig i ni, ac rydym yn eu cadw cyn hired ag sydd eu hangen; fe benderfynwn gadw rhai am byth, a dyma yw ein harchifau.

Mae sefydliadau, cyrff a busnesau o bob math yn creu cofnodion yn yr un ffordd.  Maent yn cadw’r rhan fwyaf ohonynt am ba hyd bynnag sy’n ddefnyddiol neu’n angenrheidiol, ond mae llawer yn cael eu cadw am byth. Dyma, wedyn, yw eu harchifau.

Weithiau, ni fydd pobl, sefydliadau, cyrff a busnesau mor drefnus, ac yn aml bydd eu cofnodion yn cael eu colli neu’u hanghofio dros amser. Efallai y cânt eu canfod yn hwyrach gan bobl eraill a fydd yn penderfynu ei fod yn werth cadw rhai o’r cofnodion –  neu gadw’r cofnodion i gyd – oherwydd eu pwysigrwydd hanesyddol parhaus.

Deunydd crai hanes yw’r archifau hyn – yr holl archifau o’r gorffennol, a’r archifau sy’n cael eu creu yn awr. Maent yn dweud wrthym beth wnaeth unigolion a sefydliadau, sut a pham y’u gwnaethant ac, yn aml, beth oeddynt yn ei feddwl. Gall archifau gysylltu ni yn uniongyrchol â’r gorffennol, gan ddod â hanes yn fyw, a’n helpu i wneud penderfyniad a dylanwadu ar ein dyfodol.

Gall archifau fod o unrhyw oed – bydd cofnodion pwyllgor heddiw yn gymaint yn rhan o archif y cyngor lleol neu brifysgol, ag y bydd gweithredoedd teitl canoloesol yn rhan o archif ystâd â thir. Gall archifau fod ar unrhyw ffurf: gallant fod yn llawysgrifen ar femrwn, wedi’i deipio ar bapur, wedi’i sgriblo mewn llyfr nodiadau, wedi’i bwytho ar frethyn; efallai mai ffotograffau fyddant, darluniau technegol, brasluniau neu fapiau; gallant fod yn ddigidol neu sain analog, fideo, delweddau neu ddata a gasglwyd mewn amrywiaeth o wahanol fformatau megis ffeiliau cyfrifiadurol ar weinydd neu ddisgiau hyblyg cyfrifiadurol, casetiau sain neu ffilmiau, cryno ddisgiau a chronfeydd data electronig neu’n arnofio ar-lein yn ‘y cwmwl’.

Mae yna sawl diffiniad ffurfiol o archifau, ond mae hwn yn grynodeb da gan y Cyngor Rhyngwladol ar Archifau:

Archifau yw sgil-gynnyrch dogfennol gweithgaredd dynol a gedwir am eu gwerth hirdymor. Mae cofnodion sy’n cael eu creu yn ystod hynt ein bywydau bob dydd a gweithredoedd unigolion a sefydliadau yn cynnig mewnwelediad uniongyrchol i ddigwyddiadau’r gorffennol. Fel pobl, mae archifau yn amrywiol. Maen nhw’n dod mewn amrywiaeth o fformatau gan gynnwys testun, ffotograffau, fideo, sain, analog a digidol. Cedwir archifau gan unigolion a sefydliadau (yn gyhoeddus ac yn breifat) o amgylch y byd, gyda’r adeiladau sy’n gartref iddynt yn aml yn rhannu’r enw ‘archifau’.